You've got mail!

Wer meint, ständig verfügbar (erreichbar) sein zu müssen, 
wird eines Tages überhaupt nicht mehr verfügbar sein.
Stefan Gerber

Eine US-Studie sagt, dass sich das Kommunikationstempo seit 1825 um das 10-Millionenfache und das Reisetempo um das Hundertfache beschleunigt hat. Dieses Tempo hat seinen Preis: Die Zunahme der Informationsflut, die ständige Erreichbarkeit, Multitasking und damit verbunden der immer höhere Zeitdruck sorgen für eine ungesunde Beschleunigung „dank“ der digitalen Kommunikationsformen. Nicht nur deswegen, aber eben auch deswegen, hat der mentale Stress am Arbeitsplatz in den letzten 20 Jahren enorm zugenommen. Und als Folge von solchem Stress erleben wir seit einigen Jahren eine drastische Zunahme von psychischen Erkrankungen.

Während meine ersten Erinnerungen an „You’ve got Mail“ auf Grund des gleichnamigen Filmes mit Tom Hanks und Meg Ryan eher mit romantischen Gedanken verbunden sind, wird heute die Meldung von noch mehr neuer E-Mails im Posteingang von vielen als Bedrohung wahrgenommen. Tatsächlich ist die Überflutung des Maileingangs in immer mehr Jobs zu einer echten Belastung geworden.

So kommt es nicht selten vor, dass die Führungsperson im Familienurlaub am Strand liegend ihre geschäftlichen Mails checkt, nur um am ersten Arbeitstag nach den Ferien nicht unter der drückenden Last von Hunderten von neuen elektronischen Nachrichten zusammenzubrechen. Besser wäre jedoch, den ersten Arbeitstag bewusst „nur“ zur Abarbeitung der Mails zu nutzen und dafür während den Ferien wirklich abzuschalten. Erste Firmen entdecken diese Wichtigkeit des Abschaltens ihrer Mitarbeitenden und sperren zum Beispiel abends den mobilen Mailempfang (VW) oder verpflichten ihre Mitarbeitenden dazu, sich in den Ferien während mindestens fünf Tagen am Stück nicht in den Firmenserver einzuloggen (CS).

Was tun gegen die Mailflut?

Der Neurobiologe Joachim Bauer wird in der NZZ am Sonntag vom 5. Januar 2014 wie folgt zitiert: „Wir sollten über alle technischen Entwicklungen die Kontrolle behalten und uns nicht von ihnen beherrschen lassen. Das ist die Kunst, die es zu erlernen gilt.“

Somit geht es in erster Linie darum, dass wir technische Hilfsmittel als das nehmen, was sie eigentlich sind: Hilfsmittel. Wir sollen sie beherrschen und nicht sie uns. Doch das ist einfacher gesagt, als umgesetzt. Neben dem Arbeitsdruck ist im Umgang mit Mails nämlich noch ein anderes Phänomen zu beobachten: Selbst wenn es arbeitstechnisch nicht nötig ist, wandert unser Blick immer mal wieder in den Posteingang oder wir zücken auch in der Freizeit unser Smartphone um rasch die Mails zu checken.

Folgendes kann im Umgang mit Mails helfen:

  • Hinweise auf neue Mails deaktivieren (Symbole und Töne).
  • Fixe Zeiten für die Bearbeitung von Mails reservieren (wir rennen ja auch nicht ständig zum Briefkasten, um nach Post zu sehen).
  • Auf eine Tätigkeit konzentrieren (jede Unterbrechungen kostet uns Minuten, bis wir wieder konzentriert bei der eigentlichen Tätigkeit sind).
  • „24 h ohne“: Einmal pro Woche richtig abschalten und auf Mails, (Soziale) Medien und Dauerberieselung durch Online-News verzichten.

 

WEITERFÜHRENDE ANGEBOTE

 

Mein  Blogbeitrag dieser Woche dreht sich um den Lebensbereich “Arbeit“.

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